Inhoudsopgave
De Nederlandse Vereniging van Raadslden is helder over 'postgate' in Maastricht. "Post die persoonlijk aan een raadslid is gericht en via de gemeente binnenkomt, mag volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) niet zonder toestemming worden geopend of verwerkt, zeker als het om persoonlijke of gevoelige informatie gaat."
De vereniging reageert daarmee op een vraag van raadslid Jo Smeets van Maastricht van Nu die deze week tot zijn verbazing ontdekte dat aan hem geadresseerde post die bij het stadhuis binnenkomt, door ambtenaren wordt geopend. Het gaat Smeets om het principe: "Natuurlijk doen de ambtenaren integer en met respect voor vertrouwelijkheid hun werk. Maar post die aan mij gericht is, wordt alleen door mij geopend. Inmiddels is mij ook gemeld dat in andere gemeenten de post gewoon in een postvak wordt gelegd voor de raadsleden."
De Nederlandse Vereniging voor Raadsleden verwijst ook nog naar de Gemeentewet, (waarin artikel 25 over geheimhouding gaat) en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur. "Vertrouwelijke communicatie moet met respect voor privacy moet worden behandeld. Indien geadresseerde post openen structureel gebeurt, is het belangrijk om bij de griffier te informeren naar het geldende post- en privacyprotocol binnen de gemeente."
De gemeente heeft inmiddels ook uitgezocht hoe het zit. "De gemeenteraad en de gemeente hebben hetzelfde postadres. In 2022 is besloten digitaal te gaan werken met postverzending (dus post openen tenzij er ‘persoonlijk’ op staat en digitaliseren en archiveren), een werkwijze die door de griffie omarmd is en ook besproken is in het presidium. Dat betekent dat die afspraken uitgevoerd worden en dat de post hetzelfde verwerkt wordt."
"Als gemeente moeten we voldoen aan de archiefwet. Dit wil ook zeggen dat archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat gehouden moeten worden. Binnenkomende post valt onder archiefbescheiden. Alle binnenkomende post wordt gezien als ‘werkgerelateerde’ post, en wordt als bovenstaand behandeld/verwerkt. We voldoen zo ook aan de Wet Open Overheid. We dragen zorg voor de documenten die we ontvangen en vervaardigen en zorgen er zo voor dat we de (openbare) informatie op de juiste manier registreren en indien nodig dus kunnen verstrekken. Alle medewerkers van de gemeente hebben een eed of belofte afgelegd, en gaan vertrouwelijk om met de informatie die ze onder ogen krijgen. Alleen post waarop duidelijk PERSOONLIJK is aangegeven, wordt niet open gemaakt."
"In dit specifieke geval is die werkwijze ook gevolgd. Het is aan de raad en de griffie om deze procedure (voor raadsleden) indien gewenst nog eens tegen het licht houden. Voor de volledigheid: we hebben hier niet eerder klachten over ontvangen van raadsleden en bovengenoemde werkwijze is besproken in het presidium. In dit geval was overigens ook niet duidelijk dat het post voor een raadslid betrof. Als dat niet kenbaar wordt gemaakt, en er geen sprake is van een eigen postadres voor de raad, zal welk systeem dan ook nooit helemaal waterdicht zijn. Als gemeente vertrouwen we dan op de professionaliteit van onze medewerkers."
Maurice Ubags
Van onze partner
