Inhoudsopgave
Ingmar Koch werkt sinds 2020 bij het Historisch Centrum Limburg (HCL) en is nu afdelingshoofd Dienstverlening en Publiekszaken. Daarnaast is hij rijksarchivaris, provinciearchivaris, gemeentearchivaris en waterschapsarchivaris. De in Ulestraten geboren Koch (51) studeerde Nederlands aan de Vrije Universiteit Amsterdam. Hij volgde de literatuurkant en met die richting kon je eigenlijk alleen maar mee voor de klas staan. Daarom studeerde hij verder aan de Stellenbosch University in Zuid-Afrika. Dit zou de aanleiding worden om te kiezen voor de opleiding tot archivaris aan de Universiteit van Amsterdam.
“In Stellenbosch deed ik onderzoek naar een Nederlandse toneelvereniging in Kaapstad aan het eind van de negentiende eeuw. De leden verhuisden van Nederland naar Kaapstad en namen een groot deel van de Nederlandse toneelcultuur mee naar de andere kant van de wereld. Voor het onderzoek moest ik regelmatig in de archieven duiken. In Maastricht, in het Nationaal Archief, maar ook in het Koninklijk Huisarchief. De toneelvereniging had namelijk bij het 25-jarig koningschap van Willem III een gedenkboek naar de koning gestuurd. Een vriendin van mij zei in die tijd: ‘Is de archiefopleiding niet iets voor jou?’ Ik dacht: ‘Ach dat is nog niet zo’n gek idee’.”
Drie hoofdtaken
Koch besloot daarom om ook nog Boek, archief en informatiewetenschappen te studeren aan de Universiteit van Amsterdam. Gelijktijdig behaalde hij ook het diploma archivistiek waardoor hij bevoegd is om als rijksarchivaris te werken. Na bijna 15 jaar voor de Provincie Noord-Brabant gewerkt te hebben, kwam hij vijf jaar geleden terug naar Limburg, naar het HCL. Volgens de Archiefwet heeft het HCL drie hoofdtaken: beheer en behoud, het beschikbaar stellen van archiefstukken, en toezicht en advies.
Dienstverleningsovereenkomsten
Het HCL is ontstaan uit het Rijksarchief in de provincie Limburg, het Gemeentearchief Maastricht en het Gemeentearchief Heerlen. De gemeenten Heerlen en Maastricht vormen samen met de Rijksoverheid de bestuurlijke partners in de Gemeenschappelijke Regeling HCL. Verder zijn er dienstverleningsovereenkomsten met de Provincie Limburg, Waterschap Limburg, elf gemeenten en verschillende instanties. Voor deze partijen beheert het HCL de archieven en houden ze in de gaten of zij voldoen aan de Archiefwet. “Mijn vorige baas zei altijd: ‘Wij kijken 1000 jaar terug en 100 jaar vooruit,” zegt Koch.
WordPerfect
Het HCL is gevestigd in het prachtige Oude Minderbroedersklooster aan de Sint Pieterstraat in Maastricht. Daarnaast is er een vestiging in Heerlen in de Christus Koningkerk in de wijk Vrieheide. Als je alle archiefstukken van beide archieven op elkaar zou leggen, kom je uit op een stapel die 31 kilometer hoog is. “Stukken van overheden die onder de Archiefwet vallen komen na 20 jaar bij ons terecht”, legt Koch uit. “Dit zijn stukken die permanent bewaard moeten blijven. Nu gaat dat tegenwoordig digitaal, maar ook hier is onderhoud nodig, want informatie gemaakt in WordPerfect in de jaren 90 en opgeslagen op een floppy disk moet je ook nog over 100 jaar kunnen lezen. Je moet de informatie telkens overzetten naar een nieuwere digitale omgeving.”
Bouwtekeningen
Wie denkt dat de meeste mensen in het HCL zitten te grasduinen in archiefstukken van honderden jaren geleden, heeft het mis. Koch: “Bijna twee derde van de mensen die hier komen, vragen een bouwtekening op. Alle bouwvergunningen met bijbehorende bouwtekeningen dragen de gemeenten namelijk na 20 jaar over aan het archief. Hetzelfde geldt voor echtscheidingsconvenanten of voogdijdossiers, die ook veelvuldig worden opgevraagd door de belanghebbenden. De meeste mensen vinden het prettig als dat digitaal kan, want dan hoeven ze niet fysiek naar onze locatie te komen. Het archief wordt maar voor een klein deel door onderzoekers bezocht.” Daarom vindt Koch de ophef die eind vorig jaar in de media ontstond omtrent de beperkte openingstijden van de studiezaal niet terecht. Door de vergaande digitalisering bestaat de angst dat het archief fysiek helemaal dicht gaat. “Zowel onze studiezaal in Maastricht als in Heerlen is op dinsdag, woensdag en donderdag van 10 tot 17 uur geopend. Wie vooraf aangeeft wat hij precies zoekt, wint tijd tijdens het bezoek, want dan hebben we dat al klaarliggen. We sluiten niet de deuren, maar kijken wel naar wat we wel en niet kunnen. De digitalisering heeft een vlucht genomen en dat heeft ook voordelen. Vanuit thuis kun je voor stukken die ouder dan 100 jaar een digitaliseringsverzoek indienen. Dan worden deze stukken door ons gescand en gratis toegezonden. Dat gebeurt bijna 200 keer per maand. Zeker bij zeer kwetsbare stukken is dat dé oplossing. En natuurlijk is het Oude Minderbroedersklooster een prachtige locatie die je het liefst zeven dagen in de week wil openstellen, maar we zijn een archiefinstelling en geen uitbater van een historisch gebouw. Je zult moeten kijken naar de menskracht, de financiële middelen, de vraag van het overgrote deel van de bezoekers en de overheidsorganisaties waar we voor werken.”
Nieuwe Archiefwet
Vanaf 1 januari 2026 treden alle Zuid-Limburgse gemeenten toe tot de Gemeenschappelijke Regeling HCL. De gemeente Beekdaelen is een uitzondering, die blijft net als nu gebruik maken van een dienstverleningsovereenkomst. Een jaar later trekt de Rijksoverheid zich terug uit het samenwerkingsverband. Dan wijzigt ook de Archiefwet. Met de nieuwe wet wordt blijvend te bewaren overheidsinformatie al na tien jaar overgebracht naar een openbare archiefinstelling in plaats van de huidige twintig jaar. Hierdoor wordt informatie niet alleen sneller openbaar, maar kunnen wij er ook beter voor zorgen dat deze documenten eeuwig leesbaar en bruikbaar blijven.
